La materia laboral está en “boca” de todos en los últimos meses, y esto se debe a la reforma procesal laboral que dio inicio en Julio del año 2017 que trajo consigo una serie de cambios significativos en el ordenamiento laboral costarricense, pero hay aspectos que son esenciales que deben primero tener claro tanto patronos como trabajadores para el fin de tener mayor claridad en la relación que los une y es aquí donde los “papeles hablan”. Si bien es cierto el ordenamiento jurídico costarricense y la misma jurisprudencia de nuestros tribunales ha brindado la protección al trabajador entendiendo que se crea una relación laboral sin necesidad de que exista un contrato por escrito. Ahora bien para que se tenga entendido que hay una relación laboral hay cuatro elementos que nuestros tribunales siempre revisan los cuales son: (1) La prestación personal de un servicio, (2) El pago de una remuneración (salario), (3) La subordinación. (4) La Jornada de trabajo (hay otros elementos que pueden entrar a revisarse, sobre eso me referiré posteriormente en futuras publicaciones).
A partir de esto, arrancamos con una breve explicación de la importancia que los contratos de trabajo queden por escrito, esto viene a ser una herramienta para que “las reglas del juego” queden claras para el trabajador y el patrono durante la relación laboral, puesto que como se explicó en la primera parte de este artículo en la edición de Febrero este tipo de documentación se convierte en una herramienta para poder establecer los parámetros que regulan la relación obrero-patronal, que si no existe un contrato de trabajo tendrá que regirse ÚNICAMENTE por lo que el código de trabajo indica y la jurisprudencia, es por ello que lo ideal es crear ciertos parámetros importantes para la armonía y el buen desarrollo de la relación obrero-patronal fijando las reglas que debe de cumplir el trabajador en el desempeño de sus funciones y no tenga dudas de su actuar teniendo claro sus deberes y obligaciones, así como su tipo de contrato, salario y beneficios si los hubiera.
Dentro de estos contratos podemos establecer aspectos como: Vigencia del contrato ( si es por tiempo definido o tiempo indefinido), Salario (modalidad de pago, diaria, semanal o mensual, así como la manera como se pagará sea en efectivo, cheque o transferencia, modalidad de incremento salarial, comisiones si las hubiera, etc…), jornada laboral y horario, referirnos sobre el día de descanso semanal, Obligaciones del trabajador (por ejemplo el cuido del equipo que el patrono le otorgue para trabajar, llegadas tardías, ausencias, uso de uniforme, etc…), prohibiciones del trabajador (por ejemplo: prohibición uso del celular o de redes sociales, sobrepasar los límites de los descansos entre jornadas destinadas a tomar refrigerio y almuerzo, etc…), sanciones por incumplimiento a las obligaciones o prohibiciones, mecanismo de solicitud de permiso o vacaciones, o bien aviso de incapacidad, beneficios del trabajador (Alimentación, transporte, uniformes, etc…), aspectos de viáticos y kilometraje (importante tener en cuenta que estos rubros deben liquidarse contra facturas o recibos según el gasto y no sea un monto fijo mensual o semanal para que no sea considerado salario), cláusula de confidencialidad (importante para que no se divulgue información importante y clasificada de la empresa).
Todo lo anterior también podría trabajarse en una política de empresa o bien en un reglamento interno de trabajo (este requiere aprobación del ministerio de trabajo y cumplir con los requisitos que el ordenamiento establece para su aprobación) y hacer un modelo de contrato que sea específico para cada colaborador y se de una inducción a los nuevos colaboradores sobre el reglamento o política para que posteriormente firmen la declaración de haber sido induccionados o capacitados, además de haber recibido y comprendido las políticas o reglamento, esto por cuanto el trabajador así conoce sus derechos, obligaciones y prohibiciones, además es carga probatoria tanto para la parte patronal como la obrero en caso de un proceso laboral en que se enfrasquen ambas partes, esto debido a que los tribunales laborales han sido claros que no basta con tener las políticas o reglamentos debe demostrarse que el colaborador las conocía y las acepto.
Es importante tener claro que en caso de modificación del contrato por alguna razón hay dos modalidades que pueden usarse: Adenda al contrato firmado por las partes (patrono y trabajador) o bien la acción de personal firmada por patrono y por trabajador, es importante que estas modificaciones pueden hacerse siempre y cuando no haya IUS VARIANDI ABUSIVO.
Adicional a esto es importante manifestarles que con la reforma procesal laboral se viene a regular un aspecto que la jurisprudencia tiene muchos años estableciendo y es que en caso de terminación de la relación obrero patronal, la carta de despido debe ser clara, detallada y establecer las razones por las cuales se da el despido, es por ello la importancia de tener contratos o políticas que “hablen” pues así se puede determinar de mejor manera si hay un incumplimiento por parte de los colaboradores y establecer de mejor manera la razón por la cual se está decidiendo dar por concluida la relación-obrero patronal. Como un comentario adicional se debe tener claro que el pago de los extremos laborales al momento de terminar la relación no hay norma que indique que es un mes como muchos lo han pensado, se debería pagar al momento que se da la terminación casi de inmediato, se ha dado un “margen de tolerancia” de un mes en la práctica por temas de flujos de caja y pagos de planillas pero debería pagarse de inmediato, es por ello que la carta también debería indicar la fecha que se ha de efectuar el pago.
Por último, los salarios, aguinaldos, adelantos de cesantía, pago de vacaciones y la liquidación anticipada o por terminación de la relación al momento deberían detallarse claramente por escrito TODOS los extremos que se están pagando al colaborador, e IDEALMENTE firmados y aceptados por el colaborador, además de hacer este pago por cheque o transferencia o bien si se paga en efectivo SIEMPRE hacer documento por escrito que constate ese pago recibido por el colaborador, todo esto pues es parte de los elementos de prueba en un eventual juicio.
Sin lugar a dudas los “papeles hablan” más de lo que creemos en materia laboral, siendo que es una de las materias en las cuales la prueba documental es vital para dar claridad de la situación del conflicto a nuestros jueces, pero no basta que los papeles “hablen” hay que lograr que lo hagan claramente, verazmente y oportunamente
